Minutes 05/24/2020

Bishop’s Committee Meeting – May 24th, 2020

AGENDA

• OPENING PRAYER …………………..…………….….…………………..…….… Antonio J. Gallardo (2.30 pm / 3 min)

• VISITORS WELCOME ………………………………..……………..……………… Antonio J. Gallardo (2.33 pm / 3 min)

No visitors present

• ROLL CALL & REPORT ON ABSENT MEMBERS …..………….………………. Ernesto Aguilar (2.36 pm / 3 min)

Present: Antonio Gallardo, Steve Mack, June Mack, Vanessa Ynda, Luz Flores, Ernesto

Aguilar, Jose Arellano

Excused: Sonia Gaitan

Absent: Antonio Gutierrez, Mirna Vidaurre

A quorum is present

• CHECKING-IN – How are we and our loved ones doing? …………….……………..….……. All (2.39 pm / 15 min)

All shared, All are well and everyone misses each other. It has been ten weeks since the

last in person services held at the sanctuary. Thankfully, everyone is healthy and

getting by.

• BUSINESS ITEMS

• Approval of April 2020 minutes ………………………………..…………….…...............… Ernesto Aguilar (2.54 pm / 5 min)

Motion: Steve Mack made the motion to approve the April 2020 minutes, Jose Arellano

seconded, no comments or discussion, All in favor; approved unanimously by those

present

• Approval of April Financial Reports ………………………………………..……...….…. Antonio J. Gallardo (2.59 pm / 10 min)

Antonio detailed the Treasurer’s Report, something Luz is being trained for and will do

in the future. The Treasurer’s Report includes revenue and expenses of St Luke’s.

People’s generosity toward our church is showing during the pandemic. The grocery

card program has received about $4,900. Income has gone down due to the hiatus of in

person services with pledges and the plate. Both pledge and plate contributions have

gone down. Some months have seen more contributions than others. People have sent

plate contributions via check or PayPal, however. PayPal is slowly seeing a larger use.

St. Luke’s is still receiving support from the Diocese, but there may be an error in which

the Diocese is sending us a bit more than needed. Antonio will call the CFO to resolve

this mistake. Renters have continued to pay (Gooden Center and school). We need to be

mindful that in the summer months the school does not pay rent due to summer break.

St. Luke’s financial situation is very good, but we need to be mindful of the long term

effects of the pandemic. The Finance Committee is made up of Steve Mack, Bart Stratton,

Antonio Gallardo, Luz Flores and Betty.

Motion: Vanessa Ynda made the motion to approve the April financial report, Jose

Arellano seconded the motion. No comments or discussion. All in favor; the motion

unanimously passed by those present

• Approval of 2019 Parochial Report………………...…………….........................… Antonio J. Gallardo (3.09 pm / 5 min)

Antonio details the Parochial Report, which includes the numerical figures of the

church (for example, service attendance) and details the programs the church does. It

is signed by the secretary and the priest in charge, but must be approved by the

Bishop’s Committee to be sent to the Diocese.

Motion: Luz Flores made the motion to approve the 2019 Parochial Report. Jose

Arellano seconded, no comments or discussion, All in favor; approved unanimously by

those present

• REPORT FROM COMMITTEES: Building & Grounds, Finance …. Luz Flores & Stephen Mack (3.14 pm / 6 min)

Buildings and Grounds- Anna Judy (response awaiting), Steve Fox, and Antonio

Gutierrez invited to join. One opening in the committee is left. A property walk is to be

held when time and safety permits for the Buildings and Grounds Committee.

Finance Committee- Everything was detailed while talking about the financial report.

Meeting will be held soon

• WARDENS REPORT ………………………………….……………………..………. Antonio J. Gallardo (3.20 pm / 10 min )

The website needs to be looked as in its current state for improvements and tweaks. It

will hopefully be operational soon. The weekly calendar had been published on the

website routinely for some time now. In order to comment on the website, an account needs to be made. The rebooting of the Fire House Planning committee was delayed due to the pandemic, but is expected to be back on track soon.

• PRIEST-IN-CHARGE REPORT …………………….……………………..………. Antonio J. Gallardo (3.30 pm / 5 min )

The changes in name titles approved in the last Bishop’s Committee meeting are

pending. The bank has been contacted and meeting minutes were sent, but the bank is

overwhelmed with PPP applications. An office appointment is to be scheduled when the

bank permits.

St. Luke’s was approved for PPP as we applied through the diocese. The loan, if used for roll and/or utilities becomes a grant. It seems we have 8 weeks to use the funds from PPP. In the summer months, the payroll goes down due the cleaning crew only coming in two times a week. All hourly workers have vaction benfits. The clenaing crew has not been paid this. In order to maximizr the loan amount, the third day of work will be paid as a vaction day, if allowed. We may end up with money to save or invest. The payroll has been covered so far, so the government money could be saved/invested.

During the COVID-19 pandemic, the St. Luke’s community has changed for the better, despite political and economic pressures. We will reopen gradually to ensure everyone's safety. Prior to the pandemic, attendance was just over 100 (both services

combined). During the pandemic, we have grown to over 200 worshipers. The Bible

Study group has had strong attendance from both services, as well as Friday’s evening

prayer. Thursday’s book group is also solid. As a result of social distancing, remote

methods of communication are helping to connect people more than ever. People’s generosity is continuing to show in donations (for example the grocery gift card program). A Tuesday offering will be created between 5 cities in SoCal as well.

• GETTING READY FOR THE OPENING PHASES ………….…………..……………..……….. All (3.35 pm / 45 min )

• Opening Guidelines from the Diocese

Memorials and Funerals can be held (4 people max., social distance, masks) and weddings can be held with couple, the priest, and two witnesses. Prefarably, services should be held outside. We can now also transmit from the sanctuary (4 people max., includiing priest). Social distancing and masks are required and singing is prohibited. Those at high risk of getting seriously sick should not attend. However, reopening in any form has side effects. People would be impacted. Subsitiuting our online services could alineate those who joined our congregation online. Avtivity inside the sanctuary should be taken with caution as people are emotinally connected to the church grounds. People are all going to want to be at the church and transmitting from inside the church could be seen as a tease for some people. In some senses, it is better to continue to do what we are doing right now as everyone has adapted to the the new way of things and changing the routine could confuse people. For a bigger opeinng, guidelines are predicted to come out soon

• Envisioning St Luke’s on May 2021: What do we see, listen, touch, feel, smell?

All shared. Everyone is eager to see each other and be back into a routine. Seeing people, listening to the services in person with live music, being physically in the sanctuary, feeling the family like vibe in the church and being with others are all things that everyone is looking forward to. When returing, it will not be the same as before as we have grown to include more people. Returning to church in person with 100% capacity will happen, even if it takes a while.

• What are we doing that we want to continue doing?

As our church grew during the pandemic, our outreach was bigger due to online worship. As we move forward, we need to be midnful and consider ways of keeping the bonds we have made over the online offerings alive.

• What is the new we are called to?

• The Resources to support that vision

We may have up to $66,000 to support our vision. These funds can come out of the government payroll if our current revenue keeps coming in and is consistent.We have thedonation for the playground, the donation for the youth choir, the donation for the Fire House from the Lions Club, and genererous contributions of our worshippers. We are blessed with these generous contributions and will use them wisely in the benefit of helping all.

• LOOSE ENDS

The incoming school year could change the scope of the school that rents our property. In one scenario, students are pulled out of public schools and put into private schools. The other scenario is that students are not sent to in person school. Both are consequences of the pandemic. Either way, we need to be mindful of the possible changes and follow closely how they will play out.

• VISITORS COMMENTS & REFLECTIONS

No visitors present

• COMMUNICATION BACK TO THE CONGREGATION

1. St. Luke's in a good financial situation

2. There is a large chance that we will open sooner than later with restrictions

3. Some services can be held now with restrictions. A full reopening will be thought out carefully in the best interest of safety.

4. Programs/activities have increased attendance and morale (Church is still going strong)

5. The pastoral letter from the Bishop will be posted

• APPRECIATION AND REGRETS

June apprecaites the thought and care everyone is putting in. Steve appreciates the

productive discussion and regrets other members could not be present. Jose

appreciates the opportunity to be together. Vanessa appreciates everyone.

• CLOSING PRAYER- Vanessa Ynda (4:36 p.m.)

Next Bishop’s Committee Meeting: June 28th, 2020

Reunión del Comité del Obispo - 24 de Mayo del 2020

AGENDA

• ORACIÓN DE APERTURA .............................................................. Antonio J. Gallardo (2.30 PM /3 min)

• BIENVENIDA A VISITANTES ............................................................ Antonio J. Gallardo (2.33 PM/ 3 min)

No hubo visitantes presentes

• ASISTENCIA & INFORME SOBRE LOS MIEMBROS AUSENTES.............. Ernesto Aguilar (2.36 PM /3 min)

Presente: Antonio Gallardo, Steve Mack, June Mack, Vanessa Ynda, Luz Flores, Ernesto

Aguilar, Jose Arellano

Excusada: Sonia Gaitan

Ausente: Antonio Gutierrez, Mirna Vidaurre

Un quórum estuvo presenteto second

• CHECK-IN: Cómo estamos nosotros y nuestros seres queridos …………….……………..………. All (2.39 pm / 15 min)

Todos compartimos, Todos están bien y todos se extrañan. Han pasado diez semanas

desde losultimos servicios en persona en el santuario. Afortunadamente, todos están

sanos.

• ASUNTOS DE NEGOCIO

• Aprobación de minutas de Abril, 2020 ………..………………..…….…….…………..…. Antonio J. Gallardo (2.54 pm / 5 min)

Moción: Steve Mack hizo la moción para aprobar las minutas de abril de 2020, José

Arellano secundo, sin comentarios ni discusión, todos a favor; aprobado por

unanimidad por aquellos presentes

• Aprobación Reportes Financieros de Abril 2020............................................. Antonio J. Gallardo (2.59 PM / 10 min)

Antonio detalló el Informe del Tesorero, algo para lo que Luz está siendo entrenada y lo

hará en el futuro. El Informe del Tesorero incluye los ingresos y gastos de San Lucas. La

generosidad de la gente hacia nuestra iglesia se muestra durante la pandemia. El

programa de tarjeta de supermercado ha recibido alrededor de $ 4,900. Los ingresos se

han reducido debido a la interrupción de los servicios en persona con las promesas y

el plato. Tanto las contribuciones de compromiso como las de plato han disminuido.

Algunos meses han visto más contribuciones que otros. Sin embargo, las personas han

enviado contribuciones de placas a través de cheques o PayPal. PayPal está viendo

lentamente un uso mayor. St. Luke sigue recibiendo el apoyo de la Diócesis, pero puede

haber un error en el que la Diócesis nos envía un poco más de lo necesario. Antonio

llamará al CFO para resolver este error. Los inquilinos han seguido pagando (Gooden

Center y la escuela). Debemos tener en cuenta que en los meses de verano la escuela no

paga el alquiler debido a las vacaciones de verano. La situación financiera de San

Lucas es muy buena, pero debemos ser conscientes de los efectos a largo plazo de la

pandemia. El Comité de Finanzas está compuesto por Steve Mack, Bart Stratton, Antonio Gallardo, Luz Flores y Betty.

Moción: Vanessa Ynda hizo la moción para aprobar el informe financiero de abril, José

Arellano secundó la moción. No hay comentarios ni discusión. Todos a favor; la

moción aprobada por unanimidad por los presentes

• Aprobación del Reporte Parroquial del 2019.................................................. Antonio J. Gallardo (3.09 PM / 5 min)

Antonio detalla el Informe Parroquial, que incluye las cifras numéricas de la iglesia

(por ejemplo, la asistencia al servicio) y detalla los programas que hace la iglesia.

Está firmado por el secretario y el sacerdote a cargo, pero debe ser aprobado por el

Comité del Obispo para ser enviado a la Diócesis.

Moción: Luz Flores hizo la moción para aprobar el Informe Parroquial 2019. José

Arellano secundó, sin comentarios ni discusión, Todos a favor; aprobado por

unanimidad por los presentes

• REPORTES DE COMITÉS: Edificios y Terrenos, Finanzas ……... Luz Flores & Stephen Mack (3.14 pm / 6 min)

Edificios y terrenos: Anna Judy (respuesta en espera), Steve Fox y Antonio Gutiérrez

invitados a unirse. Queda una apertura en el comité. Se realizará una caminata por la

propiedad cuando el tiempo y la seguridad lo permitan el Comité de Edificios y

Terrenos.

Comité de Finanzas: todo se detalló al hablar sobre el informe financiero. La reunión se

llevará a cabo pronto

• INFORME DE LOS GUARDIANES ................................................. Antonio J. Gallardo (3.20 pm / 10min )

El sitio web debe verse como en su estado actual para mejoras y ajustes. Esperemos

que esté operativo pronto. El calendario semanal había sido publicado en el sitio web.

Para comentar en el sitio web, se debe crear una cuenta. El reinicio del comité de

planificación de la estación de bomberos se retrasó debido a la pandemia, pero se

espera que vuelva a encaminarse pronto.

• INFORME DEL SACERDOTE ENCARGADO................................... Antonio J. Gallardo (3.30 pm / 5 min )

Los cambios en los títulos de nombres aprobados en la última reunión del Comité del Obispo son pendiente. Se contactó al banco y se enviaron las actas de la reunión, pero el banco está abrumado con las aplicaciones PPP. Se programará una cita en la oficina cuando se pueda.

St. Luke's fue aprobado para PPP cuando lo solicitamos a través de la diócesis. El préstamo, si se utiliza para rollo y / o servicios públicos, se convierte en una subvención. Parece que tenemos 8 semanas para usar los fondos de PPP. En los meses de verano, la nómina baja debido a que el equipo de limpieza solo llega dos veces por semana. Todos los trabajadores por hora tienen beneficios de vacaciones. Al equipo de limpieza no se le ha pagado esto. Para maximizar el monto del préstamo, el tercer día de trabajo se pagará como un día de vacaciones, si está permitido. Podemos terminar con dinero para ahorrar o invertir. La nómina ha sido cubierta hasta ahora, por lo que el dinero del gobierno podría ser guardado / invertido.

Durante la pandemia de COVID-19, la comunidad de San Lucas ha cambiado para mejor, a pesar de las presiones políticas y económicas. Volveremos a abrir gradualmente para garantizar la seguridad de todos. Antes de la pandemia, la asistencia era de poco más de 100 (ambos servicios conjuntos). Durante la pandemia, hemos crecido a más de 200 fieles. El grupo de estudio ha tenido una fuerte asistencia de ambos servicios, así como la noche deoracion del viernes.. El grupo de libros del jueves también es sólido. Como resultado del distanciamiento social los métodos de comunicación están ayudando a conectar a las personas más que nunca. La generosidad de las personas continúa mostrándose en las donaciones (por ejemplo, el programa de tarjetas de regalo de comestibles). También se creará una oferta el martes entre 5 ciudades en SoCal.

• PREPARÁNDONOS PARA LAS ETAPAS DE APERTURA ………….... Antonio J. Gallardo (3.35 PM/ 45 min )

• Guía de la Diócesis para abrir

Se pueden celebrar memoriales y funerales (máximo 4 personas, distancia social, máscaras) y se pueden celebrar bodas con pareja, el sacerdote y dos testigos. Preferentemente, los servicios deben realizarse fuera. Ahora también podemos transmitir desde el santuario (máximo 4 personas, incluido sacerdote). Se requiere distanciamiento social y máscaras y se prohíbe cantar. Las personas con alto riesgo de enfermarse gravemente no deben asistir. Sin embargo, la reapertura en cualquier forma tiene efectos secundarios. La gente se vería afectada. Subsidiar nuestros servicios en línea podría alinear a aquellos que se unieron a nuestra congregación en línea. La actividad dentro del santuario debe tomarse con precaución ya que las personas están emocionalmente conectadas con los terrenos de la iglesia. Todas las personas van a querer estar en la iglesia y transmitir desde el interior de la iglesia podría verse como una provocación para algunas personas. En algunos sentidos, es mejor continuar haciendo lo que estamos haciendo ahora, ya que todos se han adaptado a la nueva forma de las cosas y cambiar la rutina podría confundir a las personas. Para una apertura más grande, se pronostica que las pautas saldrán pronto

• Desarrollando una visión de San Lucas para Mayo del 2010: qué ven, escuchan, tocan, sienten, huelen?

Todo compartieron. Todos están ansiosos por verse y volver a la rutina. Ver a las personas, escuchar los servicios en persona con música en vivo, estar físicamente en el santuario, sentir a la familia como un ambiente en la iglesia y estar con otros son cosas que todos esperan con ansias. Al retirarse, no será lo mismo que antes, ya que hemos crecido para incluir a más personas. Regresar a la iglesia en persona con una capacidad del 100% ocurrirá, incluso si lleva un tiempo.

• Qué estamos hacienda que queremos continuar haciendo?

A medida que nuestra iglesia creció durante la pandemia, nuestro alcance fue mayor debido a la adoración en línea. A medida que avanzamos, necesitamos ser medianos y considerar formas de mantener vivos los lazos que hemos hecho sobre las ofertas en línea

• A qué cosas nuevas estamos siendo llamados?

• Los recursos para implementar esa visión

Es posible que tengamos hasta $ 66,000 para respaldar nuestra visión. Estos fondos pueden salir de la nómina del gobierno si nuestros ingresos actuales siguen llegando y son consistentes. Tenemos la donación para el patio de recreo, la donación para el coro juvenil, la donación para la Casa de Bomberos del Club de Leones y las generosas contribuciones de nuestros adoradores Somos bendecidos con estas generosas contribuciones y las usaremos sabiamente en beneficio de ayudar a todos.

• CABOS SUELTOS

El año escolar entrante podría cambiar el alcance de la escuela que alquila nuestra propiedad. En un escenario, los estudiantes son retirados de las escuelas públicas y colocados en escuelas privadas. El otro escenario es que los estudiantes no son enviados a la escuela en persona. Ambas son consecuencias de la pandemia. De cualquier manera, debemos ser conscientes de los posibles cambios y seguir de cerca cómo se desarrollarán.

• COMENTARIOS Y REFLEXIONES DE LOS VISITANTES

No hubo visitantes presentes

• COMUNICACIÓN A LA CONGREGACIÓN

1. San Lucas en una buena situación financiera

2. Existe una gran posibilidad de que abramos más temprano que tarde con

restricciones

3. Algunos servicios se pueden retener ahora con restricciones. Una

reapertura completa se pensará cuidadosamente en el mejor interés de la seguridad.

4. Los programas / actividades han aumentado la asistencia y la moral (la Iglesia todavía se está fortaleciendo)

5. La carta pastoral del obispo será publicada

• APRECIACIONES Y ARREPENTIMIENTOS

June aprecia el pensamiento y la atención que todos están poniendo. Steve aprecia el debate productivo y lamenta que otros miembros no puedan estar presentes. Jose aprecia la oportunidad de estar juntos. Vanessa aprecia a todos.

• ORACIÓN DE CLAUSURA- Vanessa Ynda (4:36 p.m.)

Próxima reunión del Comité del Obispo: 28 de Junio, 2020.